Migrar de Salesforce a HubSpot implica mucho más que trasladar contactos, cuentas y oportunidades entre plataformas.
Una migración exitosa normalmente requiere rediseñar el modelo de datos, limpiar y transformar información histórica, reconstruir automatizaciones e integraciones y validar la adopción y el reporting después del go-live.
En la mayoría de los proyectos, mover los datos es la parte sencilla; conseguir que HubSpot se convierta en una fuente de verdad fiable para marketing, ventas y servicio es el verdadero desafío.
¿Por qué las empresas deciden migrar de Salesforce a HubSpot?
Antes de cualquier comparación, hay algo importante que aclarar.
Salesforce continúa siendo el proveedor CRM más grande del mundo y mantiene el liderazgo global del mercado según IDC. El problema rara vez es que Salesforce sea una mala plataforma.
En muchos casos, simplemente deja de ser la mejor herramienta para la etapa actual del negocio.
El CRM terminó siendo más complejo que el negocio
Muchas organizaciones comenzaron utilizando Salesforce para resolver un problema concreto y, años después, terminan gestionando:
- Decenas de objetos personalizados
- Automatizaciones acumuladas
- Validaciones históricas
-
Integraciones heredadas
- Procesos que nadie recuerda por qué existen
El resultado suele ser un CRM difícil de mantener y todavía más difícil de modificar.
La adopción interna es baja
En los proyectos que vemos con frecuencia en empresas medianas de LATAM, el problema rara vez es la tecnología.
El problema es que el CRM dejó de sentirse como una herramienta de trabajo y empezó a sentirse como una obligación administrativa.
Cuando eso ocurre aparecen síntomas bastante reconocibles:
- Oportunidades sin actualizar
- Actividades registradas fuera del CRM
- Reportes paralelos en hojas de cálculo
- Dashboards que nadie consulta
- Decisiones tomadas con información incompleta
Marketing, ventas y servicio siguen trabajando separados
Uno de los principales motivos para evaluar HubSpot es la búsqueda de una visión unificada del cliente.
Cuando marketing trabaja en una plataforma, ventas en otra y servicio en una tercera, aparecen tres versiones distintas de la verdad y normalmente ninguna coincide con finanzas.
Qué debes analizar antes de migrar de Salesforce a HubSpot
La primera pregunta no debería ser:
"¿Cuántos contactos tenemos?"
Tampoco:
"¿Cuánto tardará el proyecto?"
La pregunta correcta es:
¿Qué problema de negocio esperamos resolver con HubSpot?
Por ejemplo:
-
Reducir trabajo manual
-
Mejorar adopción
-
Simplificar el stack tecnológico
-
Mejorar la atribución de ingresos
-
Centralizar marketing y ventas
-
Obtener reporting más fiable
-
Acelerar cambios comerciales
Sin esa definición, la migración termina convirtiéndose en un proyecto técnico sin objetivos operativos claros.
Antes de comenzar cualquier proyecto conviene definir:
- Alcance
-
Sistemas involucrados
- Equipos participantes
-
Fuentes de verdad
- Criterios de éxito
- Estrategia de convivencia entre plataformas
Este trabajo suele ahorrar más tiempo que cualquier automatización posterior.
Qué datos y procesos pueden migrarse desde Salesforce hacia HubSpot
La buena noticia es que la mayoría de la información empresarial sí puede trasladarse.
Habitualmente una migración incluye:
-
Leads
- Accounts
-
Contacts
- Opportunities
-
Products
- Cases
-
Activities
- Owners
-
Pipelines
- Campañas
- Historial comercial
HubSpot permite importar múltiples objetos y mantener asociaciones entre registros durante la carga de información, tanto mediante el importador nativo como mediante APIs especializadas.
Sin embargo, aquí aparece uno de los errores más comunes del mercado.
Que algo exista en Salesforce no significa que deba existir también en HubSpot.
En la mayoría de auditorías de datos que realizamos, el problema no es la falta de información.
Es exactamente lo contrario:
Migrar absolutamente todo suele aumentar la complejidad y disminuir la confianza en el CRM.
Qué elementos no se migran automáticamente de Salesforce a HubSpot
Esta es probablemente la parte menos comprendida de cualquier migración.
Los contactos suelen migrarse. Los procesos normalmente no.
Entre los elementos que habitualmente requieren reconstrucción se encuentran:
-
Automatizaciones
- Lead scoring
-
Reportes
- Dashboards
-
Forecasting
- Permisos
-
Reglas de asignación
- Integraciones
-
Aprobaciones
- Routing
-
SLAs
La mayoría de estos componentes requieren rediseño y pruebas antes del lanzamiento definitivo.
Cómo migrar objetos personalizados de Salesforce a HubSpot
Los objetos personalizados suelen ser el reto técnico más importante de la migración.
Salesforce fue diseñado desde el principio para soportar arquitecturas altamente personalizadas.
HubSpot también soporta objetos personalizados, asociaciones y modelos avanzados de datos, aunque no todos los diseños deberían replicarse exactamente igual.
Antes de recrear un objeto personalizado conviene responder cuatro preguntas:
-
¿Tiene ciclo de vida propio?
-
¿Necesita automatización?
-
¿Necesita reporting independiente?
-
¿Representa realmente una entidad de negocio?
Si la respuesta es no, probablemente puede modelarse utilizando objetos estándar.
Después de múltiples implementaciones en LATAM hemos comprobado que muchos objetos personalizados existen únicamente para compensar decisiones históricas del CRM anterior.
Migrarlos sin cuestionarlos suele trasladar la deuda técnica al nuevo sistema.
Cómo migrar automatizaciones y procesos comerciales a HubSpot
Este suele ser el descubrimiento más incómodo del proyecto.
Las automatizaciones construidas en Salesforce normalmente no pueden trasladarse directamente a HubSpot.
Y en realidad eso suele ser una buena noticia.
En muchas auditorías encontramos workflows que:
-
Crean tareas duplicadas
-
Reasignan propietarios incorrectamente
-
Disparan correos innecesarios
-
Actualizan etapas sin contexto
-
Mantienen procesos abandonados hace años
Migrar una automatización sin cuestionarla es equivalente a copiar un error y darle una interfaz nueva.
Una buena práctica consiste en clasificar cada automatización en una de estas categorías:
-
Retirar
-
Simplificar
-
Consolidar
- Reconstruir
- Reemplazar por funcionalidad estándar
Cómo migrar integraciones desde Salesforce hacia HubSpot
Las integraciones suelen representar el verdadero riesgo del proyecto.
ERP - Facturación - Plataformas de soporte - Ecommerce - Herramientas financieras - Middleware.
¿Qué ocurre si ambos sistemas modifican el mismo registro al mismo tiempo?
Sin una política clara de fuente de verdad aparecen:
La definición de reglas de conflicto suele ser más importante que la propia integración.
Cómo evitar duplicados y problemas de calidad de datos durante la migración
Muchas organizaciones asumen que el correo electrónico resolverá automáticamente la deduplicación.
No siempre ocurre así.
Los escenarios complejos son mucho más comunes de lo que parecen:
HubSpot permite trabajar con propiedades únicas y asociaciones avanzadas para preservar relaciones entre registros durante el proceso de migración.
Una estrategia profesional suele incluir:
El objetivo no es únicamente evitar duplicados.
El objetivo es conservar la confianza en los datos después del go-live.
Cómo saber si la migración de Salesforce a HubSpot fue exitosa
Muchas empresas miden el éxito utilizando únicamente el número de registros importados.
Ese indicador tiene poco valor.
Las preguntas realmente importantes son otras:
-
¿Los equipos utilizan el CRM?
-
¿Los reportes son fiables?
-
¿Las integraciones funcionan correctamente?
- ¿Marketing y ventas trabajan sobre los mismos datos?
-
¿Las decisiones se toman más rápido?
-
¿Disminuyeron los procesos manuales?
Si la respuesta es sí, la migración probablemente fue exitosa.
Si únicamente cambió la interfaz, probablemente no.
Errores frecuentes al migrar de Salesforce a HubSpot
Existen errores que aparecen una y otra vez en proyectos de migración.
1. Importar antes de diseñar
Genera propiedades duplicadas, asociaciones incorrectas y retrabajo.
2. Migrar absolutamente todo
Los datos históricos sin valor operativo aumentan complejidad y reducen confianza.
3. Activar automatizaciones demasiado pronto
Puede provocar tareas masivas, correos no deseados y modificaciones de registros.
4. No definir fuentes de verdad
Cuando dos sistemas creen ser propietarios del mismo dato, siempre termina perdiendo el usuario.
5. No probar el periodo delta
La carga inicial funciona, pero los cambios producidos durante la transición desaparecen.
6. No validar adopción
El CRM puede estar perfectamente configurado y aun así fracasar si nadie lo utiliza.
7. Apagar Salesforce demasiado rápido
Mantener el sistema anterior en modo lectura durante el hypercare suele reducir considerablemente el riesgo operativo.
Migrar de Salesforce a HubSpot es un proyecto de transformación
La mayoría de empresas no fracasa al migrar porque pierda datos. Fracasa porque intenta reconstruir Salesforce exactamente igual dentro de HubSpot.
Salesforce y HubSpot no son versiones distintas del mismo producto. Son formas distintas de operar procesos, ingresos y experiencia del cliente.
Las organizaciones que obtienen mejores resultados aprovechan la migración para simplificar procesos, eliminar complejidad y construir una fuente de verdad compartida para marketing, ventas y servicio.
Migrar de Salesforce a HubSpot no consiste únicamente en mover información. Consiste en decidir qué vale la pena conservar y qué no debería volver a ocurrir en el nuevo sistema.
Si estás evaluando una migración y quieres diseñar correctamente el modelo de datos, las automatizaciones y las integraciones desde el principio, en Epic Danta acompañamos a empresas de LATAM a convertir HubSpot en una plataforma de crecimiento y no simplemente en otro CRM más. ¡Agendemos una sesión!
